E-mailový podpis je v dnešní době často jedním z prvních dojmů, které si lidé při elektronické komunikaci mezi sebou vytvoří. Průměrný pracovní den se skládá z 8 hodin a obvykle několika desítek e-mailů. A to představuje spoustu příležitostí, jak propagovat sebe a také svou firmu. Byla by velká škoda tuto možnost nevyužít. Dnes se podíváme na to, jak takový podpis nastavit a upozorníme na několik pravidel pro to, aby byl co nejatraktivnější.
Podpisy v e-mailu pro podnikání
Stejně jako v každé jiné formě písemné komunikace by mělo být vaše jméno viditelné na první pohled. V těsném závěsu by měly být případné informace o vaší pracovní pozici. Ať už se jedná o název této pozice nebo třeba jen oddělení či obor, ve kterém působíte; a pak i název vaší společnosti či firmy, kde pracujete. Nejenže to přitáhne pozornost, ale vaše e-maily budou také působit seriózněji. Je zvykem, že dále podpis obsahuje kontaktní údaje, ať už se jedná o telefon, email nebo jinou formu komunikace, která je třeba obvyklá v daném oboru.
Toto vše by mělo pokrýt základní strukturu podpisu. Za předpokladu, že zachováte formátování textu v souladu s formátováním celé zprávy, bude to dostačující. Nicméně s podpisem se dá udělat i víc. Dodatečné informace a grafický design umožňují, aby byl váš podpis skutečně unikátní a odlišoval se.
Můžete například přidat kontakt na vaše sociální sítě nebo fotku. Mějte však na paměti, že odkazy na sociální média by měly být uvedeny pouze jako ikony. Podpis tak zůstane co nejjednodušší a nejpřehlednější i při narůstajícím množství informací. Nálada a celkové vyznění profilového obrázku pak značně závisí na odvětví, ve kterém pracujete. U hudebníka je zcela na místě uvést veselý a hravý profilový obrázek, který přiláká více posluchačů. Na druhou stranu je tento přístup nevhodný pro bankéře nebo právníky, kteří chtějí působit seriózně a důvěryhodně.
E-mailové podpisy ve firmě
Všechny výše uvedené základy platí i pro podpisy používané ve větších firmách. Rozdíl je zde v tom, že profesionální e-mailový podpis pro firmu musí být v první řadě konzistentní. Obvykle se toho dosahuje nějakou formou šablon, které jsou ve firmě sdílené.
E-mailové podpisy v aplikaci eM Client
Úprava sdílené e-mailové šablony nezní tak složitě, že? V případě, že se jedná o velké množství zaměstnanců, se však pravděpodobnost chyb razantně zvyšuje. Tomu je samozřejmě dobré se vyhnout, , abyste nepůsobili neprofesionálně.
Rádi bychom vám tady ukázali, jak aplikace eM Client pracuje s podpisy. Můžete si vytvořit vlastní podpis pomocí obsáhlých možností formátování přímo v programu. Nebo může seniorní kolega vyexportovat vlastní podpis z nastavení v eM Clientu a jednoduše ho poskytnout ve formátu html novému zaměstnanci. Jakmile takový soubor obdržíte, můžete jej importovat a následně i v nastavení upravit. Výhodou je, že vám toto umožní zůstat konzistentní, pokud jde o grafickou podobu a strukturu podpisu.
Pro správce IT jsou možnosti ještě širší. Prostřednictvím webové aplikace eM Client Správce licencí můžete uživatelům vynutit změnu e-mailového podpisu prostřednictvím změn nastavení na serveru.
Že ještě neznáte eM Clienta?
Vyzkoušejte si ho! Je to zdarma a bez závazků.
Nestačí vám verze zdarma? Kupte si eM Client PRO a získejte:
neomezené množství e-mailových účtů
neomezené využití pro komerční účely
profesionální VIP podporu
Sekce Poznámky a Přílohy
Odložení příchozích zpráv
Hromadná korespondence
Odložené odesílání
Sledování odpovědi
a další užitečné funkce.
A mezitím mrkněte na náš YouTube kanál, najdete tam instruktážní videa.